Prisen på en B2B-vinsmagning afhænger især af deltagerantal, vinvalg, varighed og de praktiske rammer. Når du lægger budget, kan du eksempelvis tage udgangspunkt i 400 kr. pr. deltager. Det er dog kun et regneeksempel, ikke en oplyst markedspris. Transport, lokale, mad og eventuel minimumsbetaling kan ændre regnestykket betydeligt. Begynd derfor med arrangementets formål og et samlet budget, før du sammenligner pakker.

Hvilke faktorer påvirker prisen på en B2B-vinsmagning?

Antallet af deltagere påvirker både vinforbruget og fordelingen af faste udgifter. Værten skal afsætte tid til forberedelse, transport og selve smagningen, også når gruppen er lille. Derfor kan en smagning for 12 personer koste mere pr. deltager end et tilsvarende arrangement for 30 personer. Bed om både totalpris og deltagerpris, så tilbuddene kan sammenlignes på samme grundlag.

Vinene er en anden væsentlig post. Seks vine fra forskellige områder kræver ikke nødvendigvis samme indkøbsbudget som seks vine fra eftertragtede producenter eller ældre årgange. Spørg også til skænkemængderne. Antallet af vine fortæller ikke i sig selv, hvor meget der skal købes ind, eller hvor længe smagningen varer.

Lokalet spiller også ind. Selv på virksomhedens egen adresse kan der være udgifter til glas, opstilling, oprydning og transport. På et eksternt sted kan lokalelejen være inkluderet eller stå som en særskilt post. Få præciseret, om priserne er med eller uden moms, og lad den budgetansvarlige afklare virksomhedens konkrete momshåndtering frem for automatisk at regne med fradrag.

Hvad får din virksomhed ud af en professionel vinsmagning?

En professionel vært bidrager først og fremmest med struktur. Værten kan sammensætte en smagning, hvor vinene præsenteres i en velovervejet rækkefølge, forklare forskellene og holde øje med tiden. Det har praktisk værdi, når arrangementet skal passe mellem et fagligt program og en middag. Prisen dækker altså ikke kun vin, men også forberedelse og afvikling.

Udbyttet afhænger af formålet. Til en intern sammenkomst kan et enkelt tema give kolleger noget konkret at tale om. Ved et kundearrangement kan små smageøvelser skabe en fælles aktivitet, som ikke kræver forhåndsviden om vin. B2B Vinsmagning, som samler kolleger eller kunder om et fælles tema, kan tilpasses både deltagernes erfaring og arrangementets formål. En vinsmagning er dog ikke i sig selv en garanti for bedre samarbejde eller flere ordrer.

Forestil dig en afdeling, der afslutter et møde kl. 15.30 og har bord til middag kl. 18. En smagning på 75 minutter giver plads til spørgsmål og tid til at komme videre til restauranten. En længere pakke med flere vine kan i den situation presse tidsplanen, selv om merprisen virker beskeden. Flere vine er derfor ikke nødvendigvis det rigtige valg.

Spørg desuden, hvordan værten inddrager deltagere, der ikke drikker alkohol. Alkoholfrie alternativer bør have en tydelig plads i programmet og en oplyst pris. Deltagelse behøver heller ikke indebære, at man drikker alle prøverne. Vand og spyttespande bør indgå i den praktiske plan, så gæsterne selv kan vælge, hvordan de vil deltage.

Budgetrammer fra uformelt fyraftensarrangement til privat vinsmagning

Tre budgetniveauer kan bruges til den første interne drøftelse. Beløbene nedenfor er illustrative budgetrammer, ikke dokumenterede markedspriser. Indhent konkrete tilbud, før du fastlægger budgettet eller inviterer gæster.

• Uformelt fyraftensarrangement. Regn eksempelvis med 300 kr. pr. person til en kort smagning i egne lokaler. Ved 20 deltagere bliver den foreløbige ramme 6.000 kr. Afklar særskilt, om vært, glas og transport kan rummes i beløbet.
• Udvidet firmaarrangement. Afsæt eksempelvis 600 kr. pr. person til en længere smagning med let servering. Ved 20 deltagere er budgettet 12.000 kr. Det skal fremgå af tilbuddet, om lokale og serveringspersonale er inkluderet.
• Mindre, privat vinsmagning. Brug eksempelvis 1.200 kr. pr. person som intern ramme, hvis særlige vine, et privat lokale og mere tid med værten prioriteres. Ved 10 gæster giver det 12.000 kr., men vinvalget kan ændre beløbet markant.

Sammenlign indholdet frem for pakkenavnet. En dyrere pakke kan indeholde mad og lokale, mens en lavere deltagerpris kun dækker selve smagningen. Hold eventuelle tilkøb adskilt i budgettet, så du kan vælge dem fra uden at ændre hele arrangementet. Kontrollér også, at tilbuddene bygger på samme deltagerantal og varighed.

Få rådgivning om et budget til B2B-vinsmagning

Send en kort, konkret forespørgsel med dato, adresse, forventet deltagerantal, tidsrum og samlet budgetloft. Beskriv også gæsternes forhåndskendskab til vin, og hvilken servering du ønsker. Bed derefter om et grundtilbud og særskilte priser på tilvalg. Så kan du vurdere, om pengene skal bruges på mere tid med værten, andre vine eller mad.

Få betalings- og afbestillingsvilkår på skrift. Hvornår skal det endelige deltagerantal oplyses, hvad koster ekstra gæster, og hvad sker der, hvis færre møder op? Aftal også, hvem der sørger for borde, vand, glas og oprydning. Læg en særskilt reserve i dit interne budget, eksempelvis 10 procent, til ændringer, som endnu ikke er prissat. Reserven er din egen planlægningsmargin, ikke en del af leverandørens tilbud.